In der jüngsten Vergangenheit haben sich immer wieder Mandanten an uns gewandt, welche von Microsoft die Aufforderung zu einer Selbstauskunft im Wege einer sog. „SAM-Überprüfung“ (SAM = Software Asset Management) erhalten haben.
Nach unserem Kenntnisstand unterhält Microsoft für diese Lizenz-Überprüfungen eine eigene SAM-Abteilung in München.
Im Fokus stehen hierbei sowohl Industriekunden als auch die öffentliche Hand.
Die Vorgehensweise ist folgende:
• Zunächst wird per E-Mail eine Aufforderung zur Abgabe einer Softwarebilanz verschickt.
• Erfolgt hierauf keine Reaktion, kommt kurze Zeit später eine Erinnerung mit Fristsetzung und dem Hinweis auf eine kostenpflichtige Vor-Ort Überprüfung durch Prüfer, die von Microsoft beauftragt werden. Die hierfür anfallenden Kosten sind vom jeweiligen Unternehmen zu tragen.
• Sofern wiederum keine Reaktion erfolgt oder ein begründeter Zweifel an der Auskunft besteht, wird mit einem dritten Schreiben ein verbindlicher Prüfungstermin mitgeteilt.
Ab hier ist das weitere Procedere mit erheblichem Aufwand sowie ggf. hohen Kosten verbunden, da die Prüfung in der Regel durch ein internationales Wirtschaftsprüfungsunternehmen durchgeführt wird.
Findet oben genanntes Unternehmen eine Unterlizenzierung von mehr als 5% vor, werden dem überprüften Unternehmen die Prüfungskosten in Rechnung gestellt.
On Microsoft tatsächlich ein gesetzlich verankertes Recht für die verlangte Auskunft hat, ist von Fall zu Fall unterschiedlich zu beurteilen. In der Regel besteht ein sog. Vorlage- und Besichtigungsanspruch gem. § 101 a UrhG nur bei konkreten Anhaltspunkten für eine Rechtsverletzung.
Es ist auf jeden Fall zu empfehlen, im Falle einer angekündigten SAM-Prüfung einen auf diesem Gebiet spezialisierten Fachanwalt zu konsultieren.
Das Partnernetzwerk unserer Kanzlei verfügt u.a. über professionelle SAM-Consultants, mit deren Zusammenarbeit wir im Bedarfsfall kostensparende und effiziente Lösungsansätze erarbeiten können.
Gerne können Sie uns zu diesem Thema unverbindlich kontaktieren!